Intranet: Nástroj, který spojuje firmu - Vývoj software a webových aplikací

OBSAH

1. Úvod
2. Spolupráce v rámci intranetu
3. Řízení činností na míru
4. Jak firemní wiki pomáhá Vašim Juniorům (a Seniorům)
5. Bezpečná práce na dálku díky intranetu
6. Využití firemního intranetu pro komunikaci se zákazníky
7. Závěr

 

 

Úvod

Obecně řečeno firma potřebuje mnoho nástrojů, aby mohla navázat kontakt s lidmi, kteří jsou její součástí, a tak se někdy se uchýlí k externím řešením nebo vytvoří svou vlastní firemní síť, tedy intranet.

Intranet může a nemusí být uzavřen pro lidi zvenčí (pokud není uzavřen, nazývá se extranet), má různá rozšíření od lokální sítě (LAN) až po překročení národních hranic.

Představuje tedy flexibilní nástroj schopný jakéhokoliv druhu činnosti, bez ohledu na jeho velikost. Samozřejmě, že vytvoření intranetu s sebou nese nevyhnutelné výdaje, které ale můžeme považovat spíše za investici, než za pouhé náklady.

Intranet vlastně umožňuje výrazně zjednodušit práci v rámci firmy, zlepšit vztahy mezi lidmi, kteří jsou její součástí a měřit stav zapojení kolektivu.

Ale není to jen nástroj, který se omezuje na zapojení v rámci firmy, ve skutečnosti může být využit jako nabídka nástrojů pro řízení vztahů se zákazníky nebo pro specifické oblasti, a to v případě velmi komplexních a sofistikovaných společností.

Jaké jsou tedy hlavní výhody zavedení intranetu?

 

 

Spolupráce v rámci intranetu

Očividně jednou z hlavních výhod využití intranetu je, že nabízí všechny nástroje potřebné k vytvoření pracovního a výrobního prostředí pro všechny členy firmy. Umožňuje tedy rychlou a velmi jednoduchou výměnu interní komunikace na firemní síti.

Co se týče spolupráce, je dobrá komunikace stejně tak hodnotná a intranet je z tohoto hlediska skvělý nástroj. Umožňuje vytvářet platformy určené k vyplnění konkrétních formulářů pro určité typy operací nebo využít neformální chat pro výměnu názorů či žádostí o různá vysvětlení.

Kromě toho, pokud veškerá firemní komunikace probíhá přes intranet, je možné si rychle ověřit pasáže, které přinesly eventuální komunikační chyby, ať už při vyplňování formulářů nebo kvůli lidským příčinám.

Tímto je také možné zachránit skutečná data pozměněná onou chybou, což zaručuje velkou bezpečnost při komunikaci.

Jednou z výhod intranetu z hlediska spolupráce je možnost, že není nutné nakoupit celý firemní softwarový balíček se všemi potřebnými nástroji, ale spíše je třeba vyvíjet a integrovat pouze ty požadavky, které vyžaduje vyvíjená aktivita. Jsou přizpůsobeny dle potřeb firmy a lidí v ní.

Takto není nutné využívat nástroje třetích stran pro výkon práce, ale je možné poskytnout nástroje šité na míru, vytvořené přímo pro danou firmu a organizaci a spolupráci, i když se jedná o spolupráci na dálku. V tomto posledním případě je intranet přístupný zvenčí, i když se samotná platforma nemění a umožní všem používat stejné nástroje, ať už je zaměstnanec fyzicky přítomen ve firmě, nebo ne.

Například je možné mít na vlastním intranetu všechny dokumenty, na kterých je nutné pracovat a prostřednictvím vlastního osobního účtu je může kdokoliv ze zaměstnanců upravit nebo vizualizovat dle svých oprávnění k danému dokumentu, bez nutnosti zasílat je elektronickou poštou, a především bez jakéhokoliv rizika spojeného s různým formátováním, ke kterému dochází při používání produktivních softwarových balíčků těmi, kdo pracují na dálku.

Kromě toho je možné využít pro komunikaci také interní nástěnky s automatickým zasíláním oznámení zájemcům prostřednictvím firemních emailů.

Nástěnky mohou a nemusí být vyhrazeny pouze pro pracovní prostředí, podporují znalosti zaměstnanců také prostřednictvím intranetu a umožňují pracovníkům pracujícím na dálku cítit se jako v kanceláři.

Nemluvě o tom, že v rámci firemní sítě je možné vyvěsit vlastní novinky spojené s daným odvětvím, což umožňuje všem sledovat poslední zprávy a informovat se o podnikatelském prostředí, jelikož je v zájmu každého udržet krok s posledními inovacemi a udržet při životě zvědavost, a především umět najít nové podněty před zahájením nového pracovního dne, možná také najít v článku od nějakého určitého autora řešení problému nevyřešeného z předešlého dne.

 

 

Řízení činností na míru

Velmi často, když přemýšlíte o agilních týmech, z nějakého důvodu Vám automaticky přijde na mysli poznámkový štítek s určitým nápisem. To proto, že základem pro agilní týmy je organizace úkolů a rozložení velkých procesů na více menších, aby bylo možné realizovat každodenní menší úkoly a vytvářet tak den po dni jasným a přehledným způsobem produkt již připravený s určitými funkcemi.

Proto je obzvláště důležitá organizace nejen pro agilní týmy, protože jakýkoliv výrobní proces je složen z menších úkolů, které mohou být přiděleny individuálně různým členům týmu. Proto je velmi důležité mít nástroje pro řízení těchto činností pro jakoukoliv firmu nezávisle na její pracovní filozofii nebo velikosti.

Nyní můžeme říci, že disponování nástroji, které pomáhají při vytváření a řízení úkolů, je nezbytností téměř pro všechny firmy; nezbytností, která je díky intranetu snadno zvládnutelná. Mohou být vytvořeny systémy řízení, které odrážejí firemní hierarchii nebo agilní role, které umožňují přidělení a kontrolu stavu různých úkolů a díky tomu tak získat náboj, co se týče produktivity jako celku nebo i v detailech.

Mimo jiné je možné učinit proces transparentním pro přidělování prémií za produktivitu tím, že se jednoduše zveřejní různé úkoly zaměstnanců nebo týmu, zlepší se vztahy ve firmě, a především povzbudí všechny, aby se tím důkladně zaměstnali.

Díky řízení činností na míru se všechny organizační procesy stávají velice jednoduchými, protože je tak možné vzít v úvahu jak činnosti, které se mají vykonat, tak i závazky a termíny vyznačené v rámci intranetových kalendářů, využívající individuální připomínky na základě potřeb zaměstnanců i firmy, aby bylo zajištěno, že všechny termíny budou dodrženy.

Nemluvě o tom, že díky částečnému sdílení kalendářů je možné, aby spolupracovníci měli jasnou představu o termínech a o tom, jaké etapy jsou zrovna nezbytné, nebo aby nezapomněli na jakékoliv události uvnitř společnosti. Díky firemnímu kalendáři tak lze snadno oddělit osobní záležitosti od těch pracovních a také to umožňuje snížit rozptylování od toho, co se netýká firmy.

 

 

Jak firemní wiki pomáhá Vašim Juniorům (a Seniorům)

Přijímání zaměstnanců je velmi často komplikovaný proces, protože obsahuje jeden nevyhnutelný a nezbytný krok: přizpůsobit externí osobu ke způsobu práce a filozofii dané společnosti.

Velmi často se stává, že někteří přijatí zaměstnanci, obzvláště mladí, ještě nemají všechny zkušenosti potřebné k tomu, aby zpočátku dokázali plnit své úkoly úspěšně a potřebují pomoc od lidí, kteří jsou již v rámci společnosti zkušenější, tzv. Seniorů.

Samozřejmě, že je potřeba jakýchsi odkazů vysvětlující vše do detailu, a především musí být k dispozici „Juniorovi“, aby mohl být zaučen nejlepším možným způsobem v za nejkratší dobu.

V tom všem může být dobrým spojencem Firmní Wiki. Jedná se kolaborativní software, který umožňuje členům naší společnosti vytvářet dokumenty užitečné pro sdílení znalostí firmy, používanými technologiemi počínaje a použitou metodikou konče. A samozřejmě pro předávání vysvětlení používání firemních nástrojů.

To umožňuje rychleji trénovat různé Juniory v rámci společnosti a předávat jim více zkušeností, nejen z hlediska pracovního, ale také osobního. Dobrým způsobem, jak lze zaručit tento krok, je pověřit k napsání nějakého nástroje nebo používané technologie stránku Wiki. A tímto zároveň umožníte již bývalému Juniorovi (a také sobě) demonstrovat, že zvládá již získané znalosti a může je sdílet.

Tímto způsobem se vytvoří mistrovský kruh, který umožní také Seniorům poznat nové technologie a informovat se tímto moderním způsobem o nově vzniklých technologiích, které by mohly zlepšit výrobní procesy ve firmě.

Těchto výhod lze využít nejen ve světě IT, ale Firemní Wiki může vlastně obsahovat znalosti jakéhokoliv typu společnosti z jakéhokoliv hlediska, a to i v oblasti manufaktury nebo gastronomie. Co se týče posledního příkladu, mohou být na Wiki vloženy všechny recepty s historií pokrmů, nebo v případě textilního průmyslu mohou být katalogizovány používané textilie a osvědčené pracovní postupy a jejich kvality, což zjednodušuje jak vlastní produkci, tak plánování nových kolekcí.

Kromě toho může být dokonce možné vystavit část Firemní Wiki veřejnosti ve formě blogu a tím ukázat své kompetence a profesionalitu a umožnit tak potencionálním zákazníkům seznámit se hlouběji s Vašimi produkty ještě před jejich zakoupením, nebo také upevnit pouto s těmi, kteří již u Vás nakoupili díky tomu, že si vyhledali ve Vaší Wiki návod na to, jak nejlépe využít Váš produkt.

Firemní Wiki je tedy samozřejmě nedílnou součástí intranetu a představuje pouze x-tý nástroj, který je ve skutečnosti složen z více komponentů, které jsou všechny užitečné pro zlepšení života ve firmě.

Firemní intranet tedy pomáhá také při zaškolování zaměstnanců a jejich informování, stejně jako je nutí budovat týmového ducha v souladu s Vaší firmou. Kromě toho to zjednodušuje eventuální hodnotu při zavádění nových technologií a jejich prozkoumávání, aniž by přestaly fungovat nezbytné podněty pro plně uspokojující práci.

 

 

Bezpečná práce na dálku díky intranetu

Práce na dálku je dvojsečný meč; nechodit brzy ráno do kanceláře může být darem z nebes, a především to umožňuje značné úspory, pokud jde o dojíždění.

Nebýt ale fyzicky blízko svým kolegům může značit velkou nevýhodu. Takto je těžké cítit se součástí firmy, součástí skupiny. Nemluvě o neustálých rozptýleních, která Vás mohou ovlivňovat v domácím prostředí. Když pracujete z domova, čelíte tváří v tvář Vašim úkolům a za každé zpoždění zodpovídáte pouze vy sami, je také obtížné udržet si přehled o novinkách v rámci společnosti.

Stručně řečeno, sen o tom, že se brzo ráno nedostanete do přeplněného vlaku se může proměnit v ještě horší noční můru.

Z tohoto důvodu může být otevření intranetu vnějšímu světu velmi dobrou podporou pro ty, kteří vykonávají svou práci z domova. Jednou z výhod z výše uvedených firemních sítí je to, že se výrazně zlepší způsob spolupráce, a to platí i v případě práce na dálku.

Díky sdílení prostorů-dokonce i těch virtuálních-se svými kolegy se mohu i ti vzdálenější zaměstnanci cítit blíže firmě a zároveň je to nutí, aby s vyhýbali rozptýlení. Kromě toho pro ně bude možné lépe se informovat o novinkách ve firmě a získat znalosti poskytnuté Firemní Wiki, a dokonce s nimi spolupracovat.

Nemluvě o tom, že díky používání správce firemních činností bude mnohem snazší sledovat průběh práce a posoudit úroveň produktivity jasným a objektivním způsobem. Díky tomu je práce na dálku bezpečná nejen pro pracovníka, ale i pro samotnou společnost.

 

 

Využití firemního intranetu pro komunikaci se zákazníky

Také v tomto případě je nezbytné otevřít firemní intranet vnějšímu světu a také zde mohou být výhody, které nelze z pohledu CRM podceňovat.

V první řadě je mnohem snazší řídit komunikaci, protože je možné vytvářet sekce věnované různým typům komunikace a interně řídit jejich třídění a zajistit tak, že se každý formulář vyplněný klientem automaticky dostane k zodpovědné osobě bez nutnosti ručně ho verifikovat nebo se obrátit na služby třetí strany.

To také zjednodušuje proces shromažďování informací o zákaznících pro následný data mining a zároveň v tomto případě zahrnuje počet uskutečněných komunikací a vrácených odpovědí a monitoruje vztahy mezi vlastními kupujícími.

 

 

Závěr

Firemní intranet je velká investice, a to nejen z hlediska ekonomického, ale především z hlediska potenciálu, jenž má co nabídnout díky svým nástrojům, které může jakákoliv firma používat ke zlepšování způsobu práce v rámci dané společnosti.

V tomto článku bylo ilustrováno mnoho výhod, které toto řešení nabízí a kterých se v současné době stále více využívá v rámci činností jakéhokoliv rozměru, a ne nezbytně s početnými týmy a stovkami zaměstnanců. Protože firemní intranet uspokojuje potřeby spojené se zlepšováním kvality práce a zároveň uspokojuje potřeby těch, kteří ve firmě pracují. Není tedy nejmenších pochyb o tom, že je třeba tyto investice vzít v úvahu jak pro činnosti, které již probíhají, tak pro ty, které se mají teprve zrodit.